Vincent Dagenais Gibson – Politique de confidentialité
Vincent Dagenais Gibson LLP/s.r.l. (« VDG », « nous », « nos », « notre ») prend au sérieux la collecte, l’utilisation, le maintien et la protection de données et renseignements personnels. De plus, en tant qu’équipe d’avocats et d’autres fournisseurs de services légaux, nous avons des obligations déontologique et professionnelle additionnelles, y compris le maintien de la confidentialité là où une relation avocat-client existe. Cette politique de confidentialité (« politique de confidentialité ») est une des mesures proactives que nous prenons afin de satisfaire à nos obligations légales et déontologiques en vertu des lois sur la protection de la vie privée et des exigences du Barreau.
Définitions
« Renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant un individu identifiable, tel que défini par la loi fédérale La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, ch 5, telle que modifiée de temps à autre.
« Vous », « votre » ou « vos » désigne, peu importe les majuscules, tout client ou client potentiel de VDG ou les visiteurs du site, ainsi que tout représentant d’une compagnie ou autre entité légale.
« Site web » ou « site » désigne www.vdg.ca et toutes ses pages et son contenu.
Consentement
La façon dont VDG obtiendra le consentement, soit expressément ou implicitement, pourra dépendre de la nature des renseignements, les circonstances et vos attentes raisonnables. Nous obtenons un consentement exprès lorsque les renseignements sont probablement considérés comme ayant un caractère sensible. Nous nous fions au consentement tacite lorsque les renseignements sont considérés comme ayant un caractère moins sensible. Cependant, en tant que cabinet d’avocats, nous supposons que les clients qui nous mandatent consentent à notre collecte, utilisation, maintien et communication de vos renseignements personnels, selon les nécessités, afin de nous permettre de vous donner les services pour lesquels nous avons été mandatés.
En accédant à notre site ou en mandant VDG de vous représenter et de vous donner des services juridiques, vous consentez par la présente à la collecte, l’utilisation, le maintien et la communication de vos renseignements personnels tels que élaborés dans cette politique de confidentialité. Si vous n’est pas d’accord avec les pratiques de cette politique de confidentialité, ou si vous avez des inquiétudes concernant notre gestion de vos renseignements personnels ou concernant notre politique de confidentialité, prière de nous contacter aux coordonnées ci-dessous.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles de même qu’en moyennant un préavis raisonnable compte tenu de nos responsabilités déontologique et professionnelle comme vos représentants légaux. Là où nécessaire et applicable, nous vous informerons de toute conséquence reliée au retrait de votre consentement.
Chaque fois que vous utilisez ce site, la version courante de la politique de confidentialité régira votre utilisation.
Collecte
Nous limiterons le type et l’étendu de notre collecte de vos renseignements personnels aux renseignements nécessaires pour les raisons identifiées et, le cas échéant, pour vous fournir les services juridiques mandatés.
Nous collectons habituellement les renseignements personnels requis directement de vous-même au moyen des méthodes suivantes :
- Au moment du début de votre mandat avec nous;
- Au courant de notre mandat, au besoin, afin de vous fournir des services juridiques de haute qualité;
- Au moment où vous nous contactez pour vous informer sur nos services et sur un mandat potentiel;
- Au moment où vous postulez pour un emploi.
De plus, nous collectons parfois des renseignements personnels à votre égard de tierces parties au moyen des méthodes suivantes:
- de tiers avec qui vous entretenez des relations contractuelles ou autres relations légales;
- des dossiers des agences d’évaluation de crédit lorsque nous devons prendre des décisions en ce qui concerne votre crédit, la prévention de fraude et la prévention du blanchiment d’argent ainsi que pour confirmer votre identité;
- de sources publiques, y compris des agences et des registres; et
- d’autres professionnels à votre service et avec qui nous aurions potentiellement à communiquer et à partager vos renseignements personnels dans l’objectif de mieux vous servir.
Les renseignements personnels que nous collectons à votre égard peuvent inclure votre nom légal complet, numéro d’assurance sociale, adresse résidentielle, numéro(s) de téléphone, adresses courriel, informations de facturation, informations bancaires de même que des informations relativement aux dossiers dans lesquels vous êtes impliqué. Nous pouvons également vous demander pour des pièces d’identité avec photo. De temps en temps, nous pourrions collecter des renseignements personnels à l’égard d’autres individus impliqués dans les matières légales associées au mandat, y compris dirigeants, administrateurs, employés, actionnaires, investisseurs ou autres tierces parties avec qui vous entretenez des relations contractuelles ou autres relations légales.
Utilisation
Nous collectons les renseignements personnels pour utilisation dans le cadre normal de notre activité commercial, au besoin. Ceci comprend l’utilisation de vos renseignements personnels, si requis, afin de:
- Vérifier votre identité, y compris pour prévenir toute fraude et blanchiment d’argent;
- Procéder aux recherches de conflit d’intérêts requises;
- Fournir des services légaux, et toutes les composantes requises pour faire ainsi, y compris le maintien des comptes fidéicommis, la facturation, la réception et l’envoi de fonds, et de respecter nos obligations légales et professionnelles, entre autres;
- Opérer notre site web et collecter et analyser les renseignements générés par le site;
- Vous envoyer des invitations lorsque nous tenons des événements de reconnaissance de notre clientèle;
- Vous envoyer des mises-à-jour concernant des développements sur les plans législatif et jurisprudentiel, des articles publiés sur notre site, ou de nouvelles informations à l’égard de notre offre de services;
- Dans le cas de demandeurs d’emploi, évaluer si vous cadrez bien avec l’entreprise; et
- Tout autre raison selon les nécessités afin de vous offrir nos services légaux, ou avec votre consentement, le cas échéant.
Entreposage et maintien
Nous entreposons vos renseignements personnels numériques sur des serveurs internes sécurisés. Les documents papier sont entreposés soit dans des endroits verrouillés ou sous surveillance continue.
Vos renseignements personnels pourraient être gardés pour aussi longtemps que nécessaire et tel que permis par la loi afin d’assurer que nous sommes en mesure de répondre à vos questions futures ou inquiétudes à l’égard de l’octroi de nos services légales à vous, y compris à vous-même et également aux autorités gouvernementales et réglementaires. Au besoin et sur demande, nous pouvons supprimer vos coordonnées.
Transfert
Nous ne vendons (ou échangeons autrement) pas vos renseignements personnels pour compensation financière.
Protection
Nous utilisons différentes méthodes pour protéger vos renseignements personnels. Les méthodes principales par lesquelles nous protégeons vos renseignements personnels sont :
- Des dossiers numériques protégés par mot de passe;
- Protéger nos bureaux pour éviter tout accès non-autorisé;
- Utiliser des compagnies de bonne réputation pour envoyer des documents contenant des renseignements personnels à vous et à des tiers;
- Embaucher des fournisseurs de service qui acceptant et remplient nos exigences de protection;
- Des logicielles de sécurité tels que des pare-feux et du chiffrage;
- Utiliser des pratiques appropriées de stockage, et de destruction de documents, y compris le déchiquetage sécurisé de documents papier de nature délicate; et
- Former le personnel de bureau sur les pratiques appropriées de protection de la vie privée.
Modifications et mises-à-jour apportées à la politique de confidentialité
Nous pourrions modifier notre politique de confidentialité de temps en temps. Nous publierons les modifications de la politique de confidentialité sur cette page web, en incluant la date de la dernière modification à la toute fin de la politique de confidentialité.
La mise-à-jour de vos renseignements personnels
Dans le but de vous fournir des services légales de haute qualité, il est important que nos dossiers concernant vos renseignements personnels demeurent exacts et à jour. Si vos renseignements personnels changent au courant de notre mandat, prière de nous en informer afin que nous puissions mettre à jour nos dossiers.
Questions et accès aux renseignements
Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, ou une demande d’accès à vos renseignements personnels, prière de nous contacter par la poste à l’adresse suivante :
Vincent Dagenais Gibson LLP/s.r.l.
À l’attention de: Agent du service de la protection de la vie privée
260, rue Dalhousie, Bureau 400
Ottawa (Ontario) Canada K1N 7E4
Toute demande pour accès à des renseignements personnels doit être faite par écrit. Toute demande sera adressée à l’intérieur de 30 jours civils, tel que prévu par la loi. VDG se réserve le droit de demander une preuve d’identité satisfaisante avant de communiquer, mettre à jour ou supprimer des renseignements personnels. VDG utilisera des efforts raisonnables pour répondre à toute demande d’accès à des renseignements personnels le plus rapidement et plus minutieusement possible.